Na técnica de correspondência, o ofício é um instrumento de comunicação escrita que se caracteriza como um tipo de carta expedida por autoridade pública sobre assunto de ordem administrativa ou predominantemente oficial. Trata-se de carta pública ou com esse caráter. Dá-se como forma de comunicação com entes externos à organização emitente.
O ofício-circular é aquele de mesmo conteúdo – e mesmo número de controle – endereçado a vários destinatários, ainda que esses sejam apenas dois. Outras observações sobre o ofício:
Para assegurar a eficiência da comunicabilidade, cada ofício deve tratar de um único assunto. São correntes as situações em que, num mesmo ato, discorre-se sobre assuntos variados e, às vezes, até desconexos. Costuma acontecer, nesses casos, que um dos assuntos analisados fique sem o devido encaminhamento, por dispersão quanto ao objeto. Se o texto do ofício for longo, deve-se usar a folha de continuação.
Na primeira folha, escrevem-se, aproximadamente, 20 linhas, mesmo que não haja coincidência com fim de parágrafo, e o restante do texto passe à seguinte. Nesse caso, a indicação do destinatário permanece na primeira folha. Repetem-se o tipo e o número do expediente na folha de continuação, devidamente numerada.
Esses elementos devem constar posicionados à esquerda, na primeira linha da folha de continuação, assim dispostos: (Fl. 2 do Ofício no 32 DG, de 21.5.99). O texto prossegue após dois espaços simples.
Os ofícios e memorandos integram os atos de correspondência. No texto, à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, os demais parágrafos devem ser numerados para facilitar possíveis remissões.
Se o ofício for acompanhado de outros documentos, deve-se acrescentar, à esquerda da folha e a dois espaços simples da assinatura, a palavra Anexos, com a indicação dos documentos anexados.
Ex.: Anexos: Ficha de inscrição; Conteúdo programático.
O ofício-circular recebe um mesmo número de controle, independentemente da quantidade de destinatários.
Ex.: Ofício-Circular no 5 DG
Apesar de o ofício-circular veicular um mesmo conteúdo para receptores diversos, cada destinatário e seu endereçamento devem ser apresentados no final da primeira página do documento, alinhados à esquerda, no campo Destinatário.
Estrutura do ofício
São apresentados, a seguir, os elementos indispensáveis à elaboração do ofício. Deve-se observar rigorosamente sua disposição na página e a sequência que aqui se demonstra.
Timbre
Identifica o órgão Tribunal Superior Eleitoral e compõe-se juntamente com o brasão.
Índice
Tipo do ofício, seguido do número de controle geral do TSE e da sigla da unidade expedidora.
Local e data
Devem constar alinhados à direita e posicionados uma linha imediatamente abaixo à do Índice. Não se usa abreviatura. O mês é grafado por extenso. Rejeitem-se registros como BSB, 27.2.99. A forma correta é Brasília, 27 de fevereiro de 1999.
Vocativo
Invoca o destinatário e é seguido de vírgula.
Comunicação
É o conteúdo do ofício. Convém que seja elaborado em linguagem clara e concisa.
A linguagem culta deve ser o padrão da escrita, observando-se a impessoalidade na exposição e a formalidade.
Linhas em branco entre os parágrafos devem ser evitadas, por absolutamente desnecessário, embora convencional.
Aspecto relevante do texto do ofício é sua tripartição em introdução, desenvolvimento e conclusão, nos casos em que ele não for de mero encaminhamento de documentos.
A introdução deve apresentar de forma objetiva o assunto que motiva o expediente. Assim, evite-se o uso de frases feitas para dar início ao texto. Fuja-se de expressões como: Tenho a máxima honra de comunicar ou Desagrada-me levar ao conhecimento de V. Sa., ou ainda Cumpre-me informar que. Empregue-se, sem titubear, a forma direta: Informo a Vossa Excelência que; Submeto à apreciação de V. Sa.; Encaminho a V. Sa.
No desenvolvimento, deve-se detalhar o assunto. Se o texto contiver mais de uma ideia, elas devem ser estruturadas em parágrafos distintos, o que irá atribuir fluência e clareza ao documento.
Na conclusão, reafirma-se ou simplesmente reapresenta-se a convicção ou a proposição que motivou o ato.
Fecho
Consiste no arremate da comunicação, com a saudação do destinatário. Utilizam-se as expressões Respeitosamente (para autoridades superiores) e Atenciosamente (para autoridades de mesma ou de inferior hierarquia). Não é centralizado na página.
Apresenta afastamento à direita, ligeiramente maior que o fixado para as entradas de parágrafo.
Assinatura
É o campo formado do conjunto assinatura, nome e cargo do emitente. Esses elementos devem ser posicionados centralizadamente, em área localizada na metade direita da página.
Destinatário
É um campo que indica, com a devida deferência, o receptor do ofício, aquele a quem o documento é nominalmente enviado.
Compõe-se dos seguintes elementos: a) forma de tratamento adequada ao destinatário [A Sua Senhoria o Senhor]; b) o nome da autoridade [Fulano de Tal], em caixa-alta; c) cargo ou função do destinatário, a que se segue o órgão a que pertence [Diretor-Geral do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas]. Deve-se posicionar o campo Destinatário no fim da primeira página do documento, próximo ao rodapé, com alinhamento à esquerda.
MEMORANDO
CONCEITO:
Memorando é uma palavra de origem latina, que significa “que deve ser lembrado; digno de memória”. O conceito tem várias definições e usos, de acordo com o Dicionário da Língua Portuguesa da Porto Editora
Um memorando é, na sua acepção básica, um relatório no qual é exposto algo que deve ser tido em conta para um(a) determinado(a) assunto ou acção. Também pode ser um bloco no qual se apontam as coisas que um indivíduo deve recordar.
No mundo diplomático, um memorando é uma comunicação menos solene do que a nota e o apontamento, que uma nação envia a outra sobre o estado de determinada questão. Geralmente, os memorandos diplomáticos não são assinados.
Por fim, também é um impresso usado no comércio para correspondências breves.
Por outro lado, o termo memorando é frequentemente usado como sinónimo de ofício. Trata-se de um documento ou uma comunicação escrita (carta) de carácter oficial ou protocolar que utilizam as autoridades, sobre assuntos de interesse público. A função consiste em relacionar os órgãos administrativos de maior hierarquia.
Um ofício deste tipo é usado para comunicar disposições, consultas, ordens e relatórios. Também cumpre funções de convite, de congratulações/felicidades, de colaboração e de agradecimento, entre outras. O ofício conta com várias partes previamente estipuladas, como o cabeçalho, a numeração, o assunto, a referência e o corpo.
CARTA COMERCIAL
Estrutura: Como Fazer uma Carta Comercial?
Segue abaixo o modelo estrutural básico das cartas comerciais:
- Cabeçalho: geralmente as cartas comerciais são realizadas em papel timbrado da empresa e, no cabeçalho aparece o logotipo da empresa, com nome e o endereço correspondentes. Se enviadas pelos correios, o envelope das cartas comercias também são timbrados, ou seja, com a identificação visual que representa a imagem da empresa (logotipo). O envelope inclui nome completo (remetente e destinatário) e o endereço de ambos (rua, número, bairro, cidade, estado, CEP)
- Número e Departamento: algumas cartas comerciais são numeradas e indicam o nome do departamento da empresa que está enviando o texto, que pode ser uma sigla.
- Assunto: alguns modelos de carta comercial admitem o campo “assunto”, que se refere ao tema será explorado na carta. Esse campo aparece abaixo da numeração e indicação departamental. No caso do e-mail comercial, o campo “assunto” (subject) já é preenchido acima, junto com o endereço de e-mail do destinatário.
- Local e Data: acima do corpo de texto, e geralmente na margem esquerda, indica-se a data e o local do envio da carta.
- Destinatário: informações do remetente (emissor) devem ser acrescidas abaixo da data e local, por exemplo, nome, departamento ao qual pertence e o endereço.
- Vocativo: representa o nome do destinatário (receptor) do texto que deve surgir de maneira formal, por exemplo: Prezado Gerente, Caro Consumidor, etc.
- Corpo de Texto: trata-se do conteúdo da mensagem que será enviada. Não se esqueça que as cartas comerciais são breves e objetivas. Portanto, não seja prolixo.
- Despedida: de acordo com as normas formais, despede-se com expressões: saudações, cordialmente, respeitosamente, atenciosamente, etc.
- Assinatura: Por fim, aparece o nome do emissor (remetente) da carta, bem como o cargo que ocupa na empresa.
Exemplo
Veja abaixo um modelo de carta comercial pronta:
Timbre da Empresa: Auto Peças Ponta Grossa
DAM 207/15 (Departamento Administrativo)
Ponta Grossa, 24 de maio de 2015
Assunto: Recebimento da Entrega
DAM 207/15 (Departamento Administrativo)
Ponta Grossa, 24 de maio de 2015
Assunto: Recebimento da Entrega
Senhor Diretor:
Informamos a vossa senhoria que recebemos a mercadoria solicitada, no dia 15 de maio, a qual faz referência ao mês de abril. Agradecemos a celeridade da entrega dos produtos.
Atenciosamente,
Rodrigo Almeida dos Santos
Diretor do Departamento Administrativo
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